La tenue des registres, bien qu’obligatoire à chaque étape de la production, de la transformation et de la commercialisation, doit être envisagée comme un véritable outil stratégique de gestion pour toute entreprise vitivinicole. Tous les éléments à connaître sont dans cet article.
La réglementation communautaire impose aux opérateurs du secteur viti-vinicole (récoltants, caves coopératives, négociants), la tenue de registres. Les registres assurent la traçabilité des opérations réalisées et permettent de connaître en permanence :
- L’état des stocks et l’historique des entrées et des sorties en chais des différents produits viticoles ;
- L’état des stocks de certains produits œnologiques, leur détention et emploi devant être justifiés ;
- Les manipulations réalisées, les produits et les volumes concernés. Les registres sont conservés au minimum pendant 5 ans après épuisement des comptes qu’ils contiennent.
Trois types d’opérations à reporter dans les registres
> Entrée et de sortie de produits viticoles (comptabilité matière) ;
Conformément à la réglementation communautaire et aux articles 286 I et J annexe II du CGI, les produits concernés sont les produits vitivinicoles, y compris l’alcool de mutage, les vins, les eaux de vie et toutes autres boissons alcooliques.
Pour les entrepositaires agréés soumis à l’obligation de tenue des registres vitivinicoles, l’ensemble des registres spécifiques constituent la comptabilité matières.
> Détention de produits dont l’emploi est réglementé ;
> Registre de manipulations (pratiques œnologiques, procédés de transformation et traitements)
Conservation et présentation des registres
Les registres sont tenus sur les lieux où les vins sont produits, transformés, détenus, reçus ou expédiés. Ils se présentent sous forme papier ou informatisée et sont à renseigner impérativement dans les 24 à 72 h selon les registres, en précisant la date et l’heure exacte du début des opérations. Les feuillets doivent être fixes, reliés, numérotés dans l’ordre chronologique, remplis à l’encre indélébile (pas de crayon à papier) sans rature ni surcharge et être servis d’une façon continue de la première à la dernière page. Le contenu des registres informatisés doit être le même que celui des registres en papier ; une sortie imprimante doit être possible à tout moment ; le logiciel faisant fonction de registre doit respecter les conditions prévues à l’article 50-00D de l’annexe IV du CGI.
De plus, une comptabilité matières informatisée sécurisée doit donner lieu au dépôt d’un engagement de l’opérateur. Conformément à l’article 102 B du LPF, les registres doivent être conservés pendant un délai de 6 ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée.
Attention : La tenue de ces registres ne dispense pas des obligations déclaratives réglementaires auprès des administration.
Conséquences de la mauvaise tenue des registres
Les registres vitivinicoles constituent la comptabilité-matières des opérateurs. Les modalités de tenue de la comptabilité-matières relève de la réglementation des contributions indirectes et par conséquent également des pouvoirs de contrôles et de sanctions de l’administration des douanes et droits indirects.
Ces mesures prennent la forme d’une injonction adressée à l’opérateur afin qu’il détermine un parcours de mise en conformité de ses registres.
Le cas échéant et en fonction des incidences des non-conformités constatées, des replis, déclassements, ou destructions de certains lots peuvent s’avérer nécessaires.
Des suites contentieuses sont possibles :
- En l’absence d’infractions de tromperie, utilisation frauduleuse d’une appellation d’origine, de pratique commerciale trompeuse, un procès-verbal de contraventions pour non-respect des dispositions réglementaires sur la tenue des registres peut être établi.
1 contravention pour chaque mention manquante ou fausse
- A l’inverse, si les manquements intentionnels sont constitutifs des délits suivants (tromperie, tromperie sur la prestation de service, utilisation frauduleuse d’une appellation d’origine, pratique commerciale trompeuse), un procès-verbal de délits peut être établi.
Les constats effectués par les enquêteurs de la DREETS relèvent alors de la compétence du tribunal correctionnel.
Les pénalités prévues :
> 2 ans de prison au plus ;
> Amende 300 000 € au plus et jusqu’à 10% du chiffre d’affaires moyen annuel sur 3 ans. Ainsi que des peines complémentaires dont :
> L’interdiction d’exercer (une fonction publique – professionnelle en lien avec l’activité à l’occasion de laquelle l’infraction a été commise) ;
> L’affichage et la diffusion de la condamnation.
Clôture annuelle des registres vitivinicoles
Les registres doivent être clôturés une fois par an, à la fin de l’exercice, soit le 31/07/N pour les récoltants et les caves coopératives (à la fin de leur exercice commercial pour les autres opérateurs, potentiellement le 31/12 ou à une autre date). Lors de cette clôture, il doit être procédé à l’inventaire de ses stocks réels de vins et transmettre au service des douanes et droits indirects, la DAI. La DAI est dématérialisée (déclaration effectuée à partir du service en ligne CIEL), sauf pour les entrepositaires agréés (EA) ayant une activité exclusive de négoce.
Rappel : ne pas confondre DAI (déclaration annuelle d’inventaire) et DS (déclaration de stock). Il s’agit de 2 déclarations distinctes, poursuivant des objectifs différents, à déposer chacune obligatoirement auprès des services douaniers.